Yazı İşleri Müdürlüğü
Aliye SÖKMEN
Yazı İşleri Müdürü
Yazı İşleri Müdürü
0 456 213 10 31 / 315
Görevleri:
- Resmi Yazışma Kurallarının kanun ve yönergeler doğrultusunda yürütülmesi için birimler arası koordinasyonu sağlamak.
- Valilik ve Genel Sekreterlik emirleri ile yönetmelik, yönerge, genelge ve talimatların ilgili birim ve kurumlara dağıtımını sağlamak.
- İdare içi ve dışı yazışmaların dağıtım ve koordinasyonunu sağlamak.
- Görev alanına giren konularla ilgili istatistikî çalışmaları derleyip, değerlendirmek.
- Birimi ile ilgili dönemler halinde Birim Performans Planını, Faaliyet Raporları ve Yıllık Çalışma Programı hazırlamak ve üst makama sunmak.
- Birimin yıllık bütçe teklifini hazırlamak ve Mali Hizmetler Müdürlüğüne göndermek.
- 6331 Sayılı İş Sağlığı ve İş Güvenliği Kanunu gereğince gerekli tedbirlerin alınmasını sağlamak.
- Birimin iş akış şemalarını oluşturmak.
- Birim personelinin görevlendirme işlerini yapmak.
- Birim personelinin aylık puantaj cetvellerini tanzim etmek.
- Teftiş ve denetimle ilgili verilecek iş ve işlemleri yapmak.
- Amirlerin ve mevzuatın verdiği benzer nitelikteki diğer görevleri yerine getirmek.
Evrak Kayıt Bürosu Görevleri:
- İdareye gelen ve giden tüm evrakları “ e-İçişleri ” Projesi dâhilinde kayıt altına almak, ilgili birim ve kurumlara dağıtımını yapmak.
- “Gizli”, “çok gizli”, “hizmete özel”, “kişiye özel” evrakı teslim almak veya göndermek, posta, e-posta, kargo işlemlerini yürütmek.
- Evrak dağıtımında ihtiyaç duyulacak ve göreve çıkacak otolara ait taleplerini düzenlemek ve takibini yapmak.
- İdaremiz birimlerinden çıkan evrakı kaydetmek, dağıtmak veya postalamak.
- Gerektikçe evrak hareketi ile ilgili istatistikî bilgi ve rapor hazırlamak.
Arşiv Bürosu Görevleri:
- Kurum arşivini kurmak ve idare etmek.
- Arşiv mevzuatını ve değişiklikleri takip edip kuruma adaptasyonunu sağlamak.
- Kurum arşivinin elektronik ortamda yürütülmesini sağlamak.
- Kurum arşivine gelen dosyalardan muhafazasına lüzum kalmayanların ayıklanması için komisyon oluşturmak ve imha işlemlerini yürütmek.
- Evrak ayıklama ve imha işlemleri neticesinde, Kurum arşivlerinde saklanmak üzere kalan dosyaları mevzuata göre tasnif etmek ve hizmete sunmak.
- Kurum arşivi bünyesindeki arşivlik dosyaları arşiv mevzuatında belirtildiği şekilde, her türlü zarar ve zararlılardan korumak.
- Görev alanına giren konularla ilgili istatistikî çalışmalar yapmak.
- Arşiv mevzuatı gereği “Arşiv Yönetmenliği”nin ve “Dosya Tasnif ve Saklama Planları”nın hazırlanması, güncellenmesi ve uygulanmasını sağlamak.
- Birim arşivlerinden kurum arşivine evrak intikalinin gerçekleşmesinin takip ve kontrolünü yapmak.
