Aliye SÖKMEN
Birim Müdürü
Görevleri:
a) Resmi Yazışma Kurallarının kanun ve yönergeler doğrultusunda yürütülmesi için birimler arası koordinasyonu sağlamak,
b) Valilik ve Genel Sekreterlik emirleri ile yönetmelik, yönerge, genelge ve talimatların ilgili birim ve kurumlara dağıtımını sağlamak.
c) İdare içi ve dışı yazışmaların dağıtım ve koordinasyonunun sağlanması,
d) Görev alanına giren konularla ilgili istatistikî çalışmaları derleyip, değerlendirmek.
e) Birimi ile ilgili dönemler halinde Birim Performans Planını, Faaliyet Raporları ve Yıllık Çalışma Programı hazırlamak ve üst makama sunmak.
f) Birimin yıllık bütçe teklifini hazırlamak ve Mali Hizmetler Müdürlüğü’ne göndermek.
g) 6331 Sayılı İş Sağlığı ve İş Güvenliği Kanunu gereğince gerekli tedbirlerin alınmasını sağlamak
h) Birimin iş akış şemalarını oluşturmak.
i) Birim personelinin görevlendirme işlerini yapmak.
j) Birim personelinin aylık puantaj cetvellerini tanzim etmek.
k) Teftiş ve denetimle ilgili verilecek iş ve işlemleri yapmak.
l) Amirlerin ve mevzuatın verdiği benzer nitelikteki diğer görevleri yerine getirmek.
b) Valilik ve Genel Sekreterlik emirleri ile yönetmelik, yönerge, genelge ve talimatların ilgili birim ve kurumlara dağıtımını sağlamak.
c) İdare içi ve dışı yazışmaların dağıtım ve koordinasyonunun sağlanması,
d) Görev alanına giren konularla ilgili istatistikî çalışmaları derleyip, değerlendirmek.
e) Birimi ile ilgili dönemler halinde Birim Performans Planını, Faaliyet Raporları ve Yıllık Çalışma Programı hazırlamak ve üst makama sunmak.
f) Birimin yıllık bütçe teklifini hazırlamak ve Mali Hizmetler Müdürlüğü’ne göndermek.
g) 6331 Sayılı İş Sağlığı ve İş Güvenliği Kanunu gereğince gerekli tedbirlerin alınmasını sağlamak
h) Birimin iş akış şemalarını oluşturmak.
i) Birim personelinin görevlendirme işlerini yapmak.
j) Birim personelinin aylık puantaj cetvellerini tanzim etmek.
k) Teftiş ve denetimle ilgili verilecek iş ve işlemleri yapmak.
l) Amirlerin ve mevzuatın verdiği benzer nitelikteki diğer görevleri yerine getirmek.
Evrak Kayıt Bürosu
Görevleri :
a) İdareye gelen ve giden tüm evrakları “ e-İçişleri ” Projesi dâhilinde kayıt altına almak, ilgili birim ve kurumlara dağıtımını yapmak.
b) “Gizli” ,“çok gizli”, “hizmete özel” , “ kişiye özel”, evrakı teslim almak veya göndermek, posta, e-posta, kargo işlemlerini yürütmek.
c) Evrak dağıtımında ihtiyaç duyulacak ve göreve çıkacak otolara ait taleplerini düzenlemek ve takibini yapmak.
d) İdaremiz birimlerinden çıkan evrakı kaydetmek, dağıtmak veya postalamak,
e) Gerektikçe evrak hareketi ile ilgili istatistikî bilgi ve rapor hazırlamak.
a) İdareye gelen ve giden tüm evrakları “ e-İçişleri ” Projesi dâhilinde kayıt altına almak, ilgili birim ve kurumlara dağıtımını yapmak.
b) “Gizli” ,“çok gizli”, “hizmete özel” , “ kişiye özel”, evrakı teslim almak veya göndermek, posta, e-posta, kargo işlemlerini yürütmek.
c) Evrak dağıtımında ihtiyaç duyulacak ve göreve çıkacak otolara ait taleplerini düzenlemek ve takibini yapmak.
d) İdaremiz birimlerinden çıkan evrakı kaydetmek, dağıtmak veya postalamak,
e) Gerektikçe evrak hareketi ile ilgili istatistikî bilgi ve rapor hazırlamak.
Arşiv Bürosu
a) Kurum arşivini kurmak ve idare etmek.
b) Arşiv mevzuatını ve değişiklikleri takip edip kuruma adaptasyonunu sağlamak,
c) Kurum arşivinin elektronik ortamda yürütülmesini sağlamak.
d) Kurum arşivine gelen dosyalardan muhafazasına lüzum kalmayanların ayıklanması için komisyon oluşturmak ve imha işlemlerini yürütmek.
e) Evrak ayıklama ve imha işlemleri neticesinde, Kurum arşivlerinde saklanmak üzere kalan dosyaları mevzuata göre tasnif etmek ve hizmete sunmak.
f) Kurum arşivi bünyesindeki arşivlik dosyaları arşiv mevzuatında belirtildiği şekilde, her türlü zarar ve zararlılardan korumak,
g) Görev alanına giren konularla ilgili istatistikî çalışmalar yapmak,
h) Arşiv mevzuatı gereği “ Arşiv Yönetmenliği” nin ve “ Dosya Tasnif ve Saklama Planları”nın hazırlanması, güncellenmesi ve uygulanmasının sağlanması.
i) Birim arşivlerinden kurum arşivine evrak intikalinin gerçekleşmesinin takibi ve kontrolü.
b) Arşiv mevzuatını ve değişiklikleri takip edip kuruma adaptasyonunu sağlamak,
c) Kurum arşivinin elektronik ortamda yürütülmesini sağlamak.
d) Kurum arşivine gelen dosyalardan muhafazasına lüzum kalmayanların ayıklanması için komisyon oluşturmak ve imha işlemlerini yürütmek.
e) Evrak ayıklama ve imha işlemleri neticesinde, Kurum arşivlerinde saklanmak üzere kalan dosyaları mevzuata göre tasnif etmek ve hizmete sunmak.
f) Kurum arşivi bünyesindeki arşivlik dosyaları arşiv mevzuatında belirtildiği şekilde, her türlü zarar ve zararlılardan korumak,
g) Görev alanına giren konularla ilgili istatistikî çalışmalar yapmak,
h) Arşiv mevzuatı gereği “ Arşiv Yönetmenliği” nin ve “ Dosya Tasnif ve Saklama Planları”nın hazırlanması, güncellenmesi ve uygulanmasının sağlanması.
i) Birim arşivlerinden kurum arşivine evrak intikalinin gerçekleşmesinin takibi ve kontrolü.
